Mødet 29. nov. 2004, kl. 14-15.15 på Landsarkivet i Viborg

ang. ArkivalierOnline

Mødet blev indkaldt som et resultat af DIS-Danmarks brev til Kulturministeren og Kulturudvalget med støtte af Samfundet for dansk genealogi og Personalhistorie (Samfundet), Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger (SSF) og Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA)

Brevets formulering kan ses her

Deltagere

1. Landsarkivar Chr. R. Jansen, repræsenterende ArkivalierOnline (AO)
2. Poul Olsen, repræsentant for Statens Arkiver (SA)
3. Erling Hagh, IT-medarbejder ved AO
4. Brian Jessen, IT-medarbejder ved AO
5. Elsebeth Ib, formand for SSF
6. Jens Erik Pedersen, repræsentant for SLA
7. Henrik Olsen, repræsentant for SLA
8. Ingelise Rahn, Landsarkivet i Viborg
9. Birgit Flemming Larsen, formand for Samfundet
10. Hans H. Worsøe, repræsentant for Samfundet
11. Ole H. Jensen, formand for DIS-Danmark
12. Jens V. Olsen, suppleant i DIS-Danmarks bestyrelse

Referat (ved JVO)

Efter en præsentationsrunde indledte Chr. R. Jansen med at gennemgå baggrunden for projektet.
Projektet med digitalisering af Danmarks kirkebøger frem til 1891 blev indledt i år 2000. Det var oprindeligt tænkt som en facilitet til det nye Rigsarkiv i Ørestaden, hvor man på denne måde skulle have adgang til alle landets ældre kirkebøger.
Som det vides, blev Ørestadprojektet opgivet, og så besluttede man i stedet at offentliggøre skanningerne på Internettet, således som vi nu ser dem på ArikvalierOnline. Hvis man havde besluttet byggeriet i Ørestaden, så havde vi ikke hørt noget om det, før det var blevet præsenteret som er færdigt system.
Den samlede bevillling til projektet er 6,5 mio. kr. som er bevilget i tre portioner. Den ene fra tipsmidlerne og de to andre fra en særlig fond (OMTS) administreret af kulturministeriet. Bevillingen rækker til en færdiggørelse på den nuværende form og i den nuværende kvalitet.
Når skanningerne er færdige vil der være skannet ca. 5,5 mio. sider. I dag er 25% af kirkebøgerne og 17% af folketællingerne lagt ud. Resten skal være færdig med udgangen af år 2005, hvorefter bevillingen er opbrugt, og Jansen forventer ikke nogen yderligere bevilling.
Som en kommentar til vores klagepunkt om kvaliteten og brugen af digital sort/hvid skanning i stedet for gråtoner oplyste Jansen, at man ved projektets start havde indhentet tilbud på en projektløsning, hvor tilbyderne havde oplyst, at skanning i gråtoner ville være meget langsommere end skanning som nu, og projektet ville have kostet op mod 25 mio. kr.
De nyeste kirkebøger (efter 1891) bliver digitaliseret i gråtoner i en hastighed på 150.000 sider pr. år.
Ønsket om en indeksering af materialet vurderer Jansen til at ville koste 2 mio. kr. Et beløb, som ikke er til rådighed.
Her nævnte JVO det initiativ, der er startet på frivillig basis med at lave indeks og lagde op til en dialog med projektledelsen med henblik på at kunne integrere disse i det kørende system, og derved at ydnytte en stor gratis arbejdskraft.
Med hensyn til indførelsen af password som en spærring mod "massedownload", der endnu ikke er blevet defineret, tog Jansen det som en success, at netværksbelastningen på serveren er faldet fra 100% til ca. 30%. Han var dog ikke i stand til at oplyse, om det er fordi antallet af samtidige brugere er faldet drastisk, eller om det skulle være de byger af automatisk download, der tidligere skulle være forekommet. Det oplystes, at der til dato er udleveret password til ca. 6.000 kunder.
Der blev fremlagt to sider med statistik over det dagligt nedhentede antal sider af henholdsvis kirkebøger og folketællinger i de sidste to måneder. Det fremgår ikke af disse diagrammer, hvorvidt der kun tælles billedfiler, eller om de dertil hørende html-sider er talt med. Ej heller oplyses der om datamængden (antal MByte pr. døgn). For kirkebøgernes vedkommende svinger produktionen mellem 13.000 sider og 23.000 sider pr. døgn med et gennemsnit på omkring 17-18.000 sider.
Der nævntes et værste tilfælde med en enkelt bruger, der i løbet af 6 timer havde hentet 5.000 sider (kun billeder), og som skulle have blokeret for andre. Sidstnævnte påstand er dog ikke dokumenteret. Det savnes statistik over den reelle brugerskare, d.v.s. antallet af samtidige brugere og fordelingen af belastningen hen over døgnet.
Med hensyn til klagepunktet om den manglende bladringsmulighed oplyste Jansen, at der fra januar 2005 vil være adgang til et nyt system baseret på Macromedia Flash-teknik. Enkelte har haft mulighed for at prøve systemet.
Jansen og et par medarbejdere har set et meget avanceret system i Stockholm (Touch & Turn); men det vil være uoverkommeligt økonomisk under den eksisterende bevilling. I stedet har man hos et Århus-firma købt den ovenfor nævnte bladringsløsning for 75.000 kr.
Jansen stiller sig tvivlende over for DIS-Danmarks vurdering, at op mod 50% af det skannede materiale ikke er godt nok. Han mener at tallet snarere er ca. 5%. Der udbedes konkrete eksempler på dårlige skanninger.

Efter Jansens indlæg, kom der enkelte kommentarer fra de øvrige deltagere.

Endelig fremlagde Jens V. Olsen de to bilag, han har udarbejdet, dels notatet om sort/hvid skanning, dels kommentarerne til Rigsarkivarens svar til Kulturministeriet.
Uheldigvis viste det sig, at støtteforeningerne (Samfundet, SSF og SLA) ikke havde modtaget de svar, der var sendt på vores forespørgsel. De kendte ikke ordlyden af Rigsarkivarens svar. Der var derfor ikke grundlag for en dabat på selve mødet.
JVO uddelte trykte udgaver af hans to bilag til de, der ikke selv havde hentet dem fra nettet, hvor de var offentliggjort i løbet af søndagen, dagen før mødet. Der var sendt e-mail om dokumenterne til de deltagere, som kendtes på forhånd.
Jansen takkede ved mødets slutning for bidragene og JVO udtalte håbet om, at de vil kunne danne grundlag for en konstruktiv debat, der på længere sigt kan begrunde de nødvendige ekstra bevillinger, så vi kan få et slutresultat, som alle kan være tilfrede med.

p.s. jeg udbeder mig de øvrige deltageres bidrag eller kommentarer til referatet.

Efter mødet fik jeg (JVO) en to minutters demonstration af den nye bladringsfunktion. Det er dog ikke nok til at give en uddybende vurdering.
Jeg håber at få mulighed for selv at afprøve systemet med henblik på en analyse og vurdering af det.
Min umiddelbare anke er, at systemet kun kan bruges online, d.v.s. at man i al den tid, man studerer de enkelte sider, skal været på nettet, hvilket kan blive dyrt for brugere med modem. Det er umuligt at gemme de enkelte sider med henblik på en efterfølgende analyse og nærlæsning. Det betyder reelt, at i samme øjeblik, der er slukket for modemet, så er siderne væk.
Et sådant system vil jeg umiddelbart mene vil være en større belastning på såvel server, som datalinie, end en hurtig nedhentning af de aktuelle sider, hvorefter serveren vil være ud af billedet.

Oversigt over dokumenterne i sagen.